電子帳簿の保存要件
中央経済社「税務弘報」99年1月号
特集 電子帳簿の活用と税務調査への対応
4．保存データの管理
電子帳簿保存法による帳簿書類の保存期間は、当該帳簿書類の保存期間を定めた他の国税の規定によることになるので、通常5～7年間の保存が必要であ る。また、商法の商業帳簿に該当するものについては、10年間の保存が必要である（商法第36条）。また、会社の文書保存規定によっては、それ以上の期間 の保存が規定されているかもしれない。こうした長期間の保存を想定すると、以下のような注意が必要になろう。
(1) データの確実なバックアップ
税法に限らず多くの法律が電磁的記録での文書の保存を認めるようになったのは、この数年のことであると思われる。したがって、5～10年という長期間にわ たっての磁気記録の保持は、多くの企業にとって初めての体験であると思われる。これだけの期間、記録媒体の故障その他で保存データが失われることが無いよ うに十分なバックアップ体制を構築する必要がある。
(2) ハードウェアやソフトウェアの更新
また、コンピュータの機能向上は、著しいものがあり、5～10年間システムの仕様に変化がないということはあり得ない。したがって、システムの更新、プログラムの更新があっても、従前のデータを活用できるような配慮をしなければならない。
(3) ファイル管理システム
こうして長期間電磁的記録を保持していると、その保存データの種類は、厖大なものとなる。これを明瞭かつ整然と分類、整理する必要がある。さもなければ、 必要なデータを発見することができないといった事態も起こるだろう。よって、紙による文書管理に準拠して、保存台帳その他のファイル管理の仕組みを構築す る必要がある。
