佐久間税務会計事務所

◆ビジネスマンのための――バーチャルカンパニー経営術

第17回　内部牽制システムの話

■■今年も厳しい年になりそう

かつて東南アジアの空港で喉が渇いてコーラでも飲もうと軽食、飲み物の売店のカウンターへ行ったときの話です。店員さんに「コーラを1つ」と注文すると、伝票に書き込んで、「これをあそこのCasherに持っていって、お金を払ってから、もう一度戻ってこい」と言われました。言われたとおり、小さな窓口の Casherでコーラの代金を払うと、伝票に「recieved」という印鑑を押してくれました。この伝票をもって店員さんのところへ戻ると、やっとコーラを渡してもらうことができました。

「なんという手数だろう」という思いと同時に、ある種の内部牽制制度の典型を見たような気がしたのです。この売店のように商品を取り扱う人と金銭を取り扱う人を伝票を介して分けてしまえば、従業員による不正の多くは、防ぐことができます。Casherの扱う現金は、「recieved」という印の押された伝票の合計金額分だけ増えているはずであり、これに相違があれば、つり銭間違いのようなミスかCasherによる横領であることが明白です。また、店員のところの在庫は、伝票の分だけ減少しているはずで、それ以上に減少しているならば、店員が自分で在庫を飲み食いしたり、横流ししたことになります。
店員が現金の受け渡しと商品の受け渡しの両方を兼ねていると、もらった現金の一部を懐に入れるようなことがあっても、在庫の減少からしか不正の発見はできません。氷を多め、結果としてコーラを少なめに入れて販売すれば、コーラの減少が少なめになりますから、売上を抜かれても相当額抜かれるまでは発見できないかもしれません。また、本気で不正をするならば、原価で仕入れたコーラをお店に持ち込んで、その本数分だけの売上は懐に入れる、粗利分を横領する・・・といった悪質な不正は見つけることができません。

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■■状況に応じて内部牽制をデザインする

とはいえ、日本の飲食業ではこんな面倒なシステムは採っていません。マクドナルドのようなチェーンにしろ、雑貨屋さんにしろ同じで、店員が商品の受け渡しと現金の扱いの両方をやっています。私は、コーラを飲みながら、この原因を考えてみました。

• 日本では、お金のやり取りと同時にレジスターを打って、レシートをお客さんに渡すので、そこで顧客の目というチェックがかかっている。レジを打たない場合に横領が起きるので、必ずレジを打たせる習慣をつけ、また、これの励行をチェックしているのであろう。
• では、あの空港ではなぜレジを使わなかったのか。おそらく、人件費が安い国なので、レジスターの購入よりもCasherを雇う方が合理的であると考えたのではないか。
• 空港の売店でレシートをもらう人は多くないので、レシートを渡すことによるチェックがかかりにくいから、レジスターによるチェックでは不正が発生したのではないか。
• その国の教育水準を考えると、レジスターの入力ができたり、つり銭の計算がすばやくできる人を雇うより、最低限伝票が書ければよい人を店員として雇い、 Casherだけ金銭の取扱いのできる（給与の高い）人を雇うのではないか。空港なので、現地通貨だけでなく、USドルで支払いたいという顧客もあるかも しれない。換算計算もできる人は、高給なのかもしれない。

と、あくまで推測の域は出ませんが、こうした理由のどれかによって、こうした内部牽制制度を採用したのだと思います。
つまり、どのような内部牽制制度を作るかというのは、その国の物価、給与水準、教育水準、企業の業態などによって、変化させる必要があります。当然、日本でも宝石のような高額な商品を扱うお店では、販売員、在庫を受け渡しする人、Casherとが分けられているはずです。デパートでもレジの前に座ってお金のやり取りだけをしている人を見かけます。
会社の運営、組織作りという場面では、内部牽制システムを各業務の運営及び組織の中にどのようにビルトインするかが重要なテーマになります。そうでないと従業員の不正行為によって、会社は不測の損害を被ることになります。

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■■不正の例（販売取引）

不正行為の発生は、小売での販売業務には限りません。例えば、資材部門でも材料の横流しや仕入業者からのリベートの受け取りといった不正行為が見られます。しかし、まずは売上という一番金額の大きい取引要素に絡む販売業務についての不正のパターンは、知っておいてもよいでしょう。また、そういう不正の例を知らなければ、会社の業務フローに内部牽制システムを組み込むことができません。

不正のパターン	対応策
商品を倉庫から勝手に持ち出して販売して、その売上金額を着服する。	倉庫の受払管理を整備する。 領収書の連番管理などにより、会社の関知できないような領収書の発行を防止する。
修理のような商品払出のない業務において、その修理売上分を着服する。	修理の受付担当者から修理依頼伝票を発行させ、それをもとに請求までの管理をする。
会社には値引きして販売したり、販売後に値引を要請されたと報告して、実際の売上金額との差額を着服する。	値引についての承認制度を整備する。 領収書の発行は営業マンにはさせず、会社として売上伝票、請求書、領収書のチェックの機構を作る。
得意先から回収した代金をそのまま着服し、その後に他社からの売上代金を回収した段階で、当初の代金回収として入金処理する。	売掛金の回収予定表により、回収遅れの有無をチェックする。 領収書の発行は営業マンにはさせない。

こうしたパターンと対応策を見ると、内部牽制のポイントは、2つに集約できます。
�@　取引の処理を複数の人を経由して行う。
�A　取引について取引記録を作成して、チェックを行う。
冒頭の空港の売店の仕事の流れをもう一度振り返ってみると、この2つのポイントをクリアしていることがわかるでしょう。