佐久間税務会計事務所

◆ビジネスマンのための――バーチャルカンパニー経営術

第15回　債権管理の基礎としての契約書

■■代金回収ができなければ、大損だ

この雑誌の読者なら、販売活動のプロセスはみなさんご存じと思います。受注→製造（または在庫確認、仕入先への発注）→納品→請求→回収です。営業マンというものは、成績に追われるためでしょうか、このプロセスの少しでも前の段階で成績判定をしてもらいたいと考えます。企業会計の世界では、売上は、財貨または用役の提供が行われ、対価が確定した段階で売上が実現したという認識をします。すなわち、注文書などで売値が決まっていて、納品が行われた段階です。ところが、営業マンの感覚では、「注文を取れば俺の仕事は終わった、納品が未了なのは、先方の納品指定日が遅いせい（あるいは在庫がないため）なのだから、俺のせいじゃない」となりがちです。これでは、売上計上よりも1カ月以上も後になる回収プロセスのことなど頭の隅にすら残らない人もいておかしくありません。

しかし、この回収が多くの企業の頭を悩ませるテーマなのです。たとえば、70円で仕入れた商品を100円で販売したとします。仮に納期遅れで値引きを要請 されて90円になったとしても、とりあえず粗利20円は、確保できています。あるいは、最悪返品されたとしても、ほかの顧客に販売できる可能性があるなら ば、販売できた段階で仕入代金の70円以上の資金が会社に入ってきます。ところが、得意先が倒産でもして、販売代金が回収できなかったらどうでしょう。納 めた品物はすでに使われたり、売却されたりしていて戻らず、代金ももらえなければ、会社としては仕入代金分や運賃分だけドブに捨てたようなものなのです。 回収できないような得意先に販売することは、あらゆる努力を払ってでも回避するべきなのです。

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■■債権管理の重要性

売った代金はきちんと回収しなければ・・・ということになると、最初に浮かぶのが債権管理。一般的には、取引をはじめる際にきちんと契約書を作成し、各々の取引に際しては、注文書をもらい、納品時には納品受領書を受け取るといった書面による取引の実在性の証拠を残すことが一番最初に挙げられます。契約の主体、契約の対象、商品の引き渡し時期と方法、代金の支払方法及び時期、保証人の有無、商品に瑕疵があった場合の取り決めなどを定めておくことで、トラブルが起きたときの対処が自動的に決まります。
　と書くと、「あれ、倒産による貸し倒れを防止する話ではなかったの？」と思われるかもしれません。実は、回収ができない場合の多くは倒産ではなく、倒産の前段階で資金繰りが苦しい会社がいろいろな理由をつけて支払を遅らせる行為や取引上でのトラブルによるものなのです。例えば、口頭では「納品したら、すぐに払う」と約束していたのに、「経理に駄目だと言われた」という理由で支払を遅らせたり、「納めた商品にかくかくの問題があったので、エンドユーザーに納品できていない。納品できるまで支払はできない（あるいは「迷惑を被ったから支払などとんでもない」）」といった形態です。ですから、こういった支払遅延や支払拒否に対処するには、契約書が必要なのです。また、得意先が倒産しなくても、実際に納めた商品の内容等でトラブルが起きた際にも、契約書があれば解決の拠り所になる場合もあります。

例えば、納めた商品に瑕疵があった場合ですが、一般的には当該取引の解除（返品）や損害賠償（修復、新品交換を含む）が生じます。しかし、商法では、買主は商品を買ったならば納品物に瑕疵や数量不足がないことを検査する義務を負わせています。

商法526条
商人間の売買において買主がその目的物を受け取りたるときは遅滞なくこれを検査し若しこれに瑕疵あること又は数量に不足あることを発見したるときは直ちに 売主に対してその通知を発するにあらざれば、その瑕疵又は不足によりて契約の解除又は代金減額若しくは損害賠償の請求をなすことを得ず。売買の目的物に直 ちに発見することあたわざる瑕疵ありたる場合において買主が6か月内にこれを発見したるときまた同じ。

例えば、コンピュータプログラムをテープや光ディスクなどで納品した場合も、とりあえずはそれなりのファイルが入っていることくらいは受領側で確認すべきであり、また、動くかどうかといった簡単には分からない問題についても遅くとも6か月以内には告知しなければならないのです。つまり、これを過ぎれば、納品した側は免責となるわけです。しかし、納品して2か月もしてから、「バグがあったから、代金は支払わない」と言われても困るわけで、「納めたプログラムの単体テストは2週間以内に行う」とか「結合テストにより発見された瑕疵の通知は2か月以内に行う」といった取り決めをしておけば、納品側としても安心であるわけです。
債権管理というと、内容証明郵便の書き方とか強制執行などが頭に浮かぶかもしれませんが、実は、トラブルを起こさない、起こしても大きくしない努力が肝心なのです。